prokai - Ihre HR-Software

Zeiterfassung

prokai HR enthält alle Features des günstigeren Pakets: prokai Zeiterfassung

• Zeiterfassung
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• An- & Abwesenheiten
• Pausenprofile
• Schicht- & Einsatzplan
• Genehmigungsprozesse
• Tagesabschluss & Check-in
• Buchungskorrektur
• Tages- & Monatsjournal
• Bewertungs- und Kontoregeln

Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte liefert Ihnen die wichtigsten Informationen Ihrer Mitarbeiter. Verwalte die Informationen intuitiv in einer sortierten und optisch ansprechenden Darstellung. 

• Personalstammdaten
• Steuer- und Sozialversicherungsnummer
• Zahlungsdaten
• Vertragsinformationen
• Kontakt & Notfallkontakt
• Individuelle Datenfelder

Recruiting

Steuern Sie den gesamten Bewerbungsprozess digital: Erstellen Sie Stellenanzeigen direkt in prokai und testen Sie unterschiedliche Varianten. Welche Ihrer CI-Farben spricht Jobsuchende besonders gut an?

Anschließend ernten Sie die Früchte Ihrer Arbeit und verwalten bequem die hereinflatternden Bewerbungen. Den Status der laufenden Stellenausschreibungen haben Sie jederzeit im Blick und sortieren vielversprechende Kandidat*innen im Recruiting-Workflow. Dank der Übernahme in die Mitarbeiterverwaltung nach Einstellung entsteht keine Doppelarbeit oder Copy-Paste-Fehler.

Mit HR-Software von prokai haben Sie jederzeit offene Positionen und Bewerbungsprozesse im Blick.

Talent-Management

prokai enthält beide Funktionen, die sich hinter Talent-Management verbergen: einen Talent-Pool und die Talent- bzw. Mitarbeiterentwicklung.

Einerseits gibt es in unserer Recruiting-Software einen Talent-Pool mit vielversprechenden Bewerbern, mit denen aber aktuell kein Arbeitsvertrag zustande gekommen ist. Sollten Vakanzen oder neue Positionen entstehen, kann dieser Pool angezapft werden. Die Cost-per-Hire sinkt mit einem Talent-Pool deutlich.

Zusätzlich gibt es das interne Talent-Management, auch Mitarbeiterentwicklung genannt. Vielleicht nicht immer vom Tellerwäscher zum Millionär, aber vom Werkstudent zur Führungskraft. Als Personalabteilung behalten Sie mit prokai Entwicklungspotenziale, Fähigkeiten, Schulungen, Projekterfolge und vieles mehr im Blick und navigieren die Beziehung zwischen Unternehmen und Mitarbeiter. Alles effizient in Ihrer HR-Plattform.

Schicht- und Dienstplanung

Mit prokai erledigen Sie Schichtplanung schnell und effizient: Frühschicht, Spätschicht, Nachtschicht, 4-Schicht-System, Wochenenddienste oder kundenspezifische Schichten. Mitarbeiter sehen anschließend im System ihre Arbeits- und Einsatzzeiten. prokai zeigt selbstverständlich auch an, wer abwesend ist, damit dies in der Dienstplanung entsprechend berücksichtigt wird. Auch Gehaltszuschläge, maximale Arbeitsstunden und Ruhezeiten fließen mit ein. Die Planung ist nicht nur auf Personen begrenzt, sondern erlaubt auch das Verfügbarkeitsmanagement für Maschinen und weitere Ressourcen, falls gewünscht.

Hinweis: für weniger Geld bereits im Paket „prokai Zeiterfassung“ enthalten

Abwesenheitsmanagement

Verwalten Sie Abwesenheiten transparent und effizient. Wenn kurz vor dem Sommerloch Urlaubsanträge auf Sie einprasseln und schnelle Genehmigungen erwartet werden … Dann sind Mails, Excel und Nachfragen zwischen Tür und Angel zeitraubend. Sie brauchen ein einfaches Abwesenheitsmanagement für Ihre Urlaubsplanung, Krankmeldungen und Home-Office-Anträge. prokai bietet Ihnen automatische Abwesenheitsübersichten mit allen relevanten Informationen, die Personalern, Mitarbeitern und Führungskräften jederzeit zur Verfügung stehen.

Hinweis: für weniger Geld bereits im Paket „prokai Zeiterfassung“ enthalten

Urlaubsplanung

Planen Sie Urlaub einfach, übersichtlich und ohne Kalender-Chaos. Wenn drei Mitarbeiter gleichzeitig Brückentage beantragen, die halbe Abteilung in den Sommerferien weg möchte und niemand so genau weiß, wer eigentlich noch verfügbar ist … Dann wird Urlaubsplanung schnell zur Geduldsprobe. Mit prokai stellen Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge direkt im System, Führungskräfte genehmigen mit wenigen Klicks und HR behält jederzeit den Überblick über Resturlaub, Abwesenheiten und Teamverfügbarkeit. So wird aus komplizierter Abstimmung eine klare Urlaubsplanung, die für alle funktioniert.

Hinweis: für weniger Geld bereits im Paket „prokai Zeiterfassung“ enthalten

Zeiterfassung

Die prokai-Zeiterfassungsapp ist kinderleicht zu bedienen: Kommen – Pause – Gehen. Arbeits- und Projektzeiten werden in prokai getrennt erfasst. Für einen angenehmen Workflow und einfache Abrechnung von Aufwänden. Projektmanager können so immer die Profitabilität und den Projektstatus verfolgen und entsprechend reagieren. All das ist synchronisiert mit der HR-Software und zentral an einem Ort einsehbar.

Hinweis: für weniger Geld bereits im Paket „prokai Zeiterfassung“ enthalten

DATEV-Integration / Schnittstelle

prokai hat eine DATEV-Schnittstelle. Ohne Zusatzkosten oder Schnittstellengebühren. Bei prokai’s HR-Software ist alles inkludiert, es kommen keine Zusatzkosten auf Sie zu, wenn Gesetzesänderungen oder technologische Innovationen, wie KI & Co. dazukomme

Vorbereitende Entgeltabrechnung

Wie bei jeder guten HR-Software bildet auch bei prokai vorbereitende Entgeltabrechnung ein elementares Teil des Systems. Ganz bequem online können Sie 1. lohnrelevante Mitarbeiterdaten verwalten, 2. die Integration mit DATEV nutzen und 3. mithilfe strukturierter Exportmöglichkeiten Ihre HR-Daten effizient in die Lohnbuchhaltung / an das Steuerbüro überführen und verwalten Sie die Lohnabrechnung digital im System.

Steuern Sie Zuschläge für verschiedene Szenarien wie Mehr-, Nacht-, oder Sonntagsarbeit mit der regelbasierten Zuweisung von Lohnarten. Verwalten Sie Mitarbeiter in Lohngruppen für eine unkomplizierte Erstellung der vorbereitenden Lohnbuchhaltung, egal ob stundenbasiert oder Festgehalt.

• Vorbereitende Lohnbuchhaltung
• DATEV-Anbindung
• Ablage der Lohnabrechnung
• Regelbasierte Lohnartenverteilung
• Lohngruppen
• Vergütungsmodelle
• Boni & Sonderzahlungen

Payroll-Integration

Funktionen zur Payroll bzw. Lohnabrechnung sind integraler Bestandteil von prokai. Daher ist beispielsweise die vorbereitende Entgeltabrechnung mithilfe der DATEV-Schnittstelle mit unserer HR-Software möglich. Auch strukturierte Exportmöglichkeiten für Lohnbuchhaltungs- und Steuerbüros gehören dazu.

On- und Offboarding

prokai sorgt von Beginn an für einen wohltemperierten Einstieg von neuen Mitarbeitern. Mit diesen zwei Funktionen:

Easy App-Onboarding: Mitarbeiter melden sich mit einem individualisierten QR-Code direkt aus prokai heraus in der prokai App an. Keine separate Eingabe der Anmeldedaten ist mehr erforderlich.

SmoothSync: Zur automatischen Aktivierung und Deaktivierung von Benutzerkonten im Active Directory im Rahmen von On- und Offboarding nutzen Sie einfach mit wenigen Klicks die prokai SmoothSync-Funktion.

Self-Service für Mitarbeiter

Mitarbeitende können ihre Personalakte bei prokai selbst einsehen oder nicht – abhängig von den im Vertrag hinterlegten Berechtigungen. Verfügbare Bereiche sind unter anderem: persönliche Daten, Zahlungsinformationen und Dokumente. Auch Uploads sind im Self-Service-Modus möglich. Sie als HR-Abteilung steuern den Zugriff über die Vertragsfelder „Darf Personalakte einsehen“ und „Darf Dokumente einsehen“ kinderleicht und intuitiv.

Asset-Management

Je nach Branche bekommen Mitarbeiter meist Schlüssel, Zugangskarte, Laptop, Smartphone und vieles mehr (Fuhrparkmanagement s.u.). Diese Assets gehören dem Unternehmen oder dem IT-Dienstleister und müssen repariert, gewartet, ausgetauscht, zurückgegeben werden. Hinzu kommen digitale Assets, wie Software-Lizenzen, Zugänge, VPN etc. Mit prokai managen Sie Übergabeprotokolle, Seriennummern, Garantien und wissen natürlich auch, wer welches Gerät oder welchen Zugang hat. Alle wichtigen Informationen und Dokumente liegen zentralisiert für HR- und Fachabteilungen ab und sind mit den entsprechenden Mitarbeitern im prokai-System verknüpft.

Personaleinsatzplanung

Welcher Mitarbeiter und welches Fahrzeug können wann und wo eingesetzt werden? In dieser Übersicht sehen Sie was zur Verfügung steht. Neben Personen kann auch Fahrzeug-, oder Maschinenverfügbarkeit unkompliziert über einen langen Zeitraum definiert werden. Eine Auslastungsanzeige unterstützt Sie dabei.

• Freie Zeiträume
• Schichten
• Vor- & Nacharbeit
• Intuitive Planungsoberfläche
• SOLL vs. IST
• Personenrollen
• Auslastungsanzeige
• Ressourcenbasiert
• Personen & Maschinen
• Langzeitplanung

Hinweis: für weniger Geld bereits im Paket „prokai Zeiterfassung“ enthalten

Personalentwicklung

Vielleicht nicht immer vom Tellerwäscher zum Millionär, aber vom Werkstudenten zur Führungskraft. Als Personalabteilung begleiten Sie Mitarbeiter bei der gemeinsamen Reise. prokai unterstützt in der Dokumentation, Planung und Definition von Schulungen, Gesprächen sowie Zielen. 

• Gesprächsdokumentation
• Schulungsdokumentation
• Zieldefinition
• Selbsteinschätzung
• Bewertungsvorlagen 
• Vergleich 
• Terminplanung 

Personalcontrolling

Personalwesen ist mehr als nur Zahlen. Mit prokai behalten Sie trotzdem wichtige HR-Kennzahlen zentral im Blick: Es liegen vorgefertigte Widgets für Sie bereit, individuell in Dashboards zusammenstellbar. Natürlich gibt es auch Standard-Dashboards mit den Zahlen, mit denen HRler üblicherweise arbeiten. Sie sehen unter anderem: Projektauslastung, neue Mitarbeiter, alles rund um die Zeiterfassung, wie beispielsweise durchschnittliche Überstunden und mehr.

Fuhrparkmanagement 

Verwalten Sie Fahrzeuge und Dienstwagen direkt dort, wo auch Ihre Mitarbeiterdaten liegen: in prokai. Verplanen Sie nie wieder ein Fahrzeug, wenn Wartung oder TÜV anstehen und behalten immer die Übersicht darüber, wem gerade welches Fahrzeug zugewiesen ist. 

• Mitarbeiterzuweisung
• Führerscheinkontrolle
• Fahrzeugidentifikation
• Wartung
• Versicherung
• Abschreibung

Vergütungsmanagement

Mit prokai verwalten Sie Gehälter, Zusatzleistungen und lohnrelevante Informationen zentral in Ihrer HR-Software. Überblick über Grundgehälter, Stundenlöhne, Boni, Zulagen und weitere Vergütungsbestandteile direkt dort, wo auch die Mitarbeiterdaten liegen. Von nun an liegen die wichtigen Infos für HR, Geschäftsführung und Lohnbuchhaltung zentralisiert in prokai.

Dokumentenmanagement

Zettelwirtschaft Ade, mit der strukturierten Dokumentenverwaltung. Sortieren Sie abgelegte Dokumente nach Kategorie und/oder Typ sowie anhand von dynamischen Metadaten. Gleichzeitig behalten SIe die volle Kontrolle mit der gezielten Sichtbarkeit für Mitarbeiter sowie den automatischen Aufbewahrungs- und Löschfristen. 

• Dokumententypen & -Kategorien
• Lösch- & Aufbewahrungsfrist
• Gültigkeitszeitraum
• Dynamische Sortierung
• Sichtbarkeitssteuerung

Vertragsmanagement

Nutzen Sie bestehenden Vorlagen und digitalisieren Verträge mit Echtzeitdaten aus dem System. Neue Verträge sowie andere Dokumente (z.B. Arbeitszeugnisse) sind mit wenigen Klicks generiert. Außerdem ist es dank der integrierten Versionierung sowie Fristverwaltung einfach den Überblick zu behalten.

• Vertragsgenerierung
• Vorlagen
• Dokumentenverwaltung
• Vertragsarten
• Zeugniserstellung
• Zeugnisvarianten
• Versionierung
• Fristverwaltung

Reisekosten & Spesen

Erleichtern Sie Ihren Mitarbeiten die Erfassung aller Ausgaben rund um Reisen, Spesen und Erstattungen im System, mit genauer Angabe der Aufwände sowie Belegen. 

• Fahrtkosten
• Kilometerabrechnung
• Übernachtungs- & Verpflegungskosten
• Auslagen
• Belegerfassung

Änderungshistorie

Gehaltsänderung? Seltsame Korrekturen am Stundenkonto? Eine übersichtliche Gesamtzusammenfassung aller Änderungen der Daten von Mitarbeitenden gibt es hier in prokai. Mit Rückschluss auf die geänderten Werte sowie einer vollständigen Erfassung von Auditinformationen wie Bearbeiter & Änderungszeitpunkt. 

• Änderungsverlauf
• Audit-Trail
• Änderungsstatus
• Wertevergleich

Teamstruktur

Zusammenarbeiten leicht gemacht. Verwalten Sie Mitarbeiter in Teams und geben Sie Ihnen alles an die Hand, was sie zum effektiven Arbeiten brauchen:

• Teammitglieder
• Teambasierte Rechte / Systemberechtigungen
• Ticketverteilung
• Mitteilungen
• Kanban-Boards für Tickets und Aufgaben

Mitteilungen

Es gibt Informationen, die niemand verpassen darf? Gezielt Mitteilungen an einzelne Mitarbeiter senden, in der Masse an ganze Teams und besonders dringende Mitteilungen markieren. Anschließend können Sie den Lesestatus ganz bequem verfolgen.

• Fristen
• Teams
• Mitarbeitende
• Dringlichkeit
• Lesestatus
• Systembenachrichtigung

Expositionsverzeichnis

Im Berufsalltag lauern so manche, teils ungesehene Gefahrstoffe, die gesetzeskonform dokumentiert werden müssen.

• Expositionsverzeichnis nach TRGS
• Gefahrenstoffregister
• Einsatzdokumentation
• Export

KI-Schnittstelle

Statt KI an tausend Stellen zu integrieren, gibt es bei prokai eine einfache und geniale Lösung: Die KI-Schnittstelle mit der KI Ihrer Wahl (ChatGPT, Claude, Copilot, Gemini, Sonnet, etc.). In der gewohnten Oberfläche öffnen Sie einen neuen Chat mit Ihrer Lieblings-KI, die nun Zugriff auf alle prokai-Daten hat, auf die auch Sie Zugriff haben.

• Einfache Abfrage
• Komplette Arbeitsabläufe
• Freie Wahl beim KI-Anbieter
• Eine Oberfläche
• Umfangreiches Toolset
• Alle KI-Funktionen